Die Vorteile von Aktualisierungen im Projektterminplan

1 Juni 2017

Einleitung

Wie in unserem Guide zur Terminplanung für Projekte bereits erklärt wird, dienen Aktualisierungen in einem Projektterminplan als Messergebnis für den Projektfortschritt und dafür, die noch verbleibenden Aufgaben im Basisterminplan zu messen.  Der Status im Basisterminplan wird mit jeder Aktualisierung ebenfalls aktualisiert. Der Projektmanager garantiert damit den tatsächlichen Anfangs- und/oder Endzeitpunkt der Aktivitäten, sowie die verbleibende Dauer. Der zu erwartende Endzeitpunkt der Aktivitäten wird korrekt aktualisiert und reflektiert den tatsächlichen Fortschritt, der der Überwachung und Bewertung dient.

Anforderungen aktualisieren

Die Projekt-Baseline kann dafür genutzt werden, die ersten Projektpläne miteinander zu vergleichen oder aber um den Status eines Projekts während der jeweiligen Fortschritte zu gewissen Zeitpunkten mit dem aktuellen Projektstatus zu vergleichen.

Während das Projekt weiter vorangeht, verfolgen Sie den Terminplan und vergleichen den Basisterminplan mit dem tatsächlichen Arbeitsaufwand. Nachdem Sie Ihren Terminplan aktualisiert haben, muss dieser nun mit den Daten des aktuellen Terminplans abgeglichen werden. Hierdurch sehen Sie, ob das Projekt in Verzug, zeitlich auf Kurs ist oder sogar einen Puffer hat. Der Projektstatus wird anhand der noch verbleibenden Dauer gemessen. Terminpläne sollten mindestens alle zwei Wochen aktualisiert werden und dies sollte immer im gleichen Zyklus erfolgen, d.h. beispielsweise immer am gleichen Tag. Wenn der Terminplan aktualisiert wurde, sollte dieser auch idealerweise auf den Projekt-Server geladen werden.

Die wichtigsten Vorteile

Aktualisierungen des Terminplans bringen die folgenden Vorteile mit sich:

Fortschrittsverfolgung

Kommunikationstool

Risikomanagement

Projektnachweise verfolgen

Höhere Kundenzufriedenheit

Fortschrittsverfolgung

Sie erhalten die Aktualisierung in Hinsicht auf den Anfangs- und/oder Endzeitpunkt der Aktivitäten, die verbleibende Dauer, sowie den zu erwartenden Endzeitpunkt der Aktivitäten. Der aktualisierte Terminplan dient als Messergebnis des Projektfortschritts und bestimmt die verbleibende Arbeit, die im Basisterminplan festgelegt wurde.

Folglich können hierdurch Performance Trends leichter erarbeitet werden, um etwa zu sehen, ob die Projekt Performance wie geplant verläuft, schlechter ist oder sich wieder erholt hat. Der aktualisierte Projektterminplan sollte mit dem Team geteilt werden, weil sich die Teammitglieder hierdurch besser auf notwendige Aktionen fokussieren können, um Meilensteine zu erreichen und Krisenpläne durchzuführen.

Kommunikationstool

Mangelnde Kommunikation gehört zu den Hauptgründen, weshalb Projekte scheitern. Die Aktualisierung des Projektterminplans dient deshalb auch als Kommunikationsmittel zwischen Team und Stakeholdern. Sie bietet zudem Einblicke in die Ressourcenverfügbarkeit und zeigt mögliche Probleme auf und wie Konflikten entgegen gewirkt werden kann. Das Team hat zu jeder Zeit einen Überblick über Aufgaben und kann sehen, welche Ressourcen über welchen Zeitraum am Projekt arbeiten.

Risikomanagement

Projektteammitglieder sind dafür zuständig die Details der Aufgabenebene für die jeweiligen Elemente in der Work Breakdown Structure (WBS) zu liefern, diese müssen Abhängigkeiten, den kritischen Pfad, sowie das Risikomanagement beinhalten. Die Aktualisierungen im Projektterminplan unterstützen die umfassende Projektverfolgung, die dazu dient, dass Abweichungen schnell erkannt werden, bzw. vermieden werden können. Mit regelmäßigen Updates sind Sie imstande Risiken in jeder Aufgabe/Aktivität zu identifizieren, entsprechende Maßnahmen und Krisenpläne vorzunehmen, um Konsequenzen vorzubeugen.

Projektnachweise verfolgen

Normalerweise enthalten Projektterminpläne Kriterien, die vom Project Management Office (PMO) vorgegeben wurden. Dieses Framework wurde erstellt, um das Management und die Projektteams zu unterstützen und dienen als Richtlinie, damit der Projektfortschritt an jedem Stage, der Reihenfolge nach bis zum Ende des Projektlebenszyklus systematisch gemessen werden kann. Jedes Gate hat dabei sein eigenes Ziel und entsprechende Bedingungen. Das Update des Projektterminplans  unterstützt dabei effektiv die Projektmanagement-Prozesse, weil es die festgelegten Kriterien enthält. Beispielsweise stellen Sie sicher, dass alle Eingangs- und Abschlusskriterien erfüllt wurden und die Risikobewertung durchgeführt wurde. Die Nachweise über die Erfüllung aller Kriterien und die Phasenrevision werden typischerweise in elektronischer Form im entsprechenden Projektordner festgehalten.

Höhere Kundenzufriedenheit

Durch die Aktualisierung des Terminplans können Sie den exakten, aktuellen Status mit Ihren Kunden teilen und Fortschritte voraussagen. Hierdurch haben Sie eine leistungsstarke und zuverlässige Messmethode zur Kommunikation und Entscheidungsfindung.

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